秘书基础知识点汇总

课程增加了针对秘书学基础的相应知识点汇总和实际应用案例部分，下面小编给大家介绍关于秘书基础知识点汇总的相关资料，希望对您有所帮助。

秘书基础知识点汇总如下

一、基础知识

1.办公室的布局种类:有两种不同方法来间隔办公空间：

(1)开放式办公室。

(2)封闭式办公室。

2.合理进行办公室布局的作用

(1)形成有效率的工作流程。

(2)有利于员工的工作分配。

(3)有利于工作顺利完成。

3.不同办公室布局的设计要求

(1)空间的使用:空间是一种必须支付的资源。空间的费用经常按每平方米计算。空间越大，费用越高。

(2)开放式和封闭式办公室

1)开放式办公室:开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。开放式办公室具有如下特点：

①不设个人专用办公室;

②组合工作间的材料丰富多样;

③办公室工作人员的地方级别主要不用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置。

2)封闭式办公室:封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立办公室的做法。封闭式办公室的设计原则主要考虑常规办公室业务活动的各种因素，如下员、业务特点、职能、设备、空间等因素的稳定性，相关业务处理的连续性和系统性。

二、设计不同形式办公室的工作程序

1.分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

1)面积、空间大小。

2)人员流通的频率。

3)声音对办公效率的影响。

4)需要设备及家具量的多少。

2.设计平面图:指定专人或委托他人设计平面图,并证询各使用部门的意见,根据意见修改设计,完善办公室的功能。

3.选择办公家具、设施和装饰:当办公室空间已经分配和分开时，办公区必须布置家居、安装设备和进行装饰。

4.注意采光、温度和通风

三、正确选择办公的模式：

1、办公模式的种类：

(1)在家工作(06年11月)

(2)远程工作(06年11月)

(3)虚拟办公室(4)临时办公室(5)弹性时间(6)兼职工作

(7)合同工作(8)交叉工作(9)项目团队

四、合理进行办公室布局

1、办公室的布局种类：

开放式办公室 封闭式办公室

2、合理进行办公室布局的作用：

(1)形成有效的工作流程;(2)有利于员工的工作分配;(3)有利于工作的顺利完成。

3、设计不同形式办公室的工作程序：

(1)分析不同部门业务特点对于办公条件的要求; (2)设计平面图;

(3)选择办公家具、设施和装饰 (4)采光、温度和通风

温度控制在20—25度

五、档案利用

1、含义：开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

档案利用是档案工作的目的和出发点。

2、要求：

(1)依法开展利用工作;

(2)主动、及时开展利用工作;

(3)不断完善档案服务方式和手段;

(4)掌握本单位近期 的重点工作、重大活动、据此开展档案利用。

3、工作程序：

(1)熟悉库藏;(2)分析利用需求;(3)选择利用方式;(4)获取档案;(5)提供档案。

六、档案参考材料的编写

1、档案参考材料的含义：档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案 材料加工品。

2、档案参考材料的编写要求：获取大量的档案材料，编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝练、概括性强。

3、工作程序：

(1)确定参考资料的种类;(2)收集档案材料;(3)进行编写。

七、电子档案的管理

1、电子档案的含义：在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会的原始记录。

2、特点：

(1)非人工识读性;(2)对电子技术和设备的依赖性;(3)信息的可变性;

(4)信息与载体的可分离性;(5)信息的可共享性;(6)多种信息载体的集成性。

3、种类：

4、要求：真实性、完整性、可读性。

5、工作程序：

(1)电子档案的收集积累;(2)电子档案的归档;(3)保管;(4)利用。

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