交流过程中的语气问题分析

[摘 要] 人类进入21世纪后,电子时代也使得同步沟通成为可能。在国际商务沟通中,说话者能否掌握沟通的语言方式,是能否顺利实现预期的目标关键。商务写作是沟通渠道中必不可少的一种沟通方式,本文就通过写作的交流过程中所出现的语气问题进行了深入地分析,以此来探讨提高商务合作的成功性。
一、引言
人类进入21 世纪后,随着经济全球化,国际间的商务活动往来更加频繁,商务交际进入了一个全新的发展阶段,越来越呈现出国际化趋势,人们的工作环境也越来越多元化。电子时代也使得同步沟通成为可能,英语作为世界范围内通用语言之一,在商务言语交际中起着引人注目的沟通作用。在国际商务沟通中,说话者能否掌握沟通的语言方式,是能否顺利实现预期的目标关键。在沟通过程中,也会用到商务写作。商务写作是沟通渠道中必不可少的一种沟通方式,借助商务写作的形式,你可以向其他人传递准确、必要的商务信息,良好的商务写作是商务礼仪的一种表现,能够给人留下良好的印象。
二、影响语气的因素
1.措辞及遣词造句。首先措辞要真诚,不管是生活中的交往还是生意上的合作,真诚是最重要也是最基础的,由于我们的合作伙伴们每天都要阅读大量文件,所以商务电子邮件的措辞应简洁明了,若用过多词汇来表达一个或两个词就能表达的意思,显然会使写作的内容拖沓冗长,观点模糊,更会浪费读者的时间。例如at this point in time不如now更好,而in the event that 则不如if 更好。要用常见的单词,避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达,就不要用词组。多用短句,因为短句更容易理解。少用“and”,“but”,“however”,“consequently”这些让句子变得冗长的连词。在同一封信里,不要使用多个相同含义的单词。因为多使用简单的小词可以更直接简单的传达信息并尽量说服对方,并节省读者的时间。例如用currently 不如 now更好。避免使用意思模棱两可的词或短语,这种表达无疑会使读者产生误解,影响商务沟通。因此,商务邮件写作的措辞应具体化,结构清晰,内容清楚。再者如今女性在商界所起的作用并不亚于男性,越来越多的女性,尤其是女权运动主义者对含有性别歧视的字眼很敏感。商务邮件中尽量避免使用有性别歧视的词语,这对沟通双方都有利。最好用chairperson替代chairman等。最后人们经常在生气时或抱怨时使用否定的词或短语,这种表达常包含对读者批评或责备,于是不利于商务沟通。商务信件中应采用具有积极肯定的意义的词语,尽量避免使用否定的表达。即便是想批评对方,也不应在措辞上表露出来,应采用婉转或积极的语气和语言,以便对方更好的接受。因为商务沟通的目的不是为了批评或责备对方,也不是故意让对方感到内疚,真正的目的是为了提供信息或劝说对方采取有益的行动,解决问题。
2.语言风格。一般语言风格主要可以从是否自然和是否正式等两个角度来评估。Martin Joos 根据语言使用的正式程度提出五种变体:庄重文体(the frozen style);正式文体(the formal style);商议文体(the consultative style);随便文体(the casual style);亲密文体(the intimate style)。商务语言是一种正式的语言,然而随着贸易双方业务联系的增多与贸易关系的加强,彼此间的了解与沟通日益深入,由于个人内容渗入公函的趋势,电子商务英语的语言风格趋向于自由化,其语言运用方面也简洁化了。一方面,电子商务英语中应省去那些客套,多余的话语而直接指向磋商主题,主要是为了简洁明了,便于阅读;另一方面,电子数据交换,电报等用语及短句的使用,都使其语言风格简化了。如果所写内容使对方得益,写作者的话说得越直率,强求对方接受的愿望就越明显,话语就越能显出热情内容;如果所写内容只使写作者得益,则写作者的话就要说得间接一些,谨慎一些,要给对方留有较大的自由选择余地,其语言风格就婉转一一俄。
3.时态语态。英文时态语态和汉语不一样,它是通过动词的形态变化和其他辅助手段来实现的,而汉语主要通过一些助词和介词,如:“了、呢、过、给、被、由”等来体现时态、语态的变化。正因这一差异,我们用英文沟通时往往受到母语的干扰,犯时态语态错误。在口语中一般过去时有时可用来代替一般现在时,使语气变得婉转一些,例如在下面句子中用一般现在时或一般过去时都可以,但用过去时显得客气一些(带有更多商量的口吻),如do/did you want to see me?和i wonder/wondered if youcould spare a few minutes等。现在进行事业有感情色彩的成分,如I"m expecting you to phone me.(婉转)。情态动词更是英语中要注意的,例如表请求时用could比can更婉转, Can you go withme?和 Could I ask you something?就有很明显的语气不同。还有用would比will表示更客气,在语气上might比may更婉转等等。
三、结束语
本文对电子商务英语写作中的语气进行了尝试性探讨,对有关语气的措辞,时态和风格进行了深入地分析。其根本点在于阐明交际者通常根据不同的交际目的使用不同的语气,赋予言语人际意义,从而达到有效的交际。因此,电子商务英语写作中的语气分析是成功进行商务合作中的一个不容忽视的重要部分。在写作的过程当中需要注意:语言力求清晰、简单、直白,尽量避免陈词滥调;尽量运用积极乐观的语气;应用主动语态,而不是被动语态。
参考文献:
[1]徐宪光:商务沟通[M].外语教学与研究出版社.2001
[2]杨林聪:礼貌原则在商务沟通中的应用[J]. 国防科技大学出版社.2002