办公室岗位责任制及工作制度

办公室岗位责任制及工作制度

    一、办公室主要职责和任务

办公室是分局的综合业务职能部门，围绕分局中心工作参与政务，管好事务，搞好服务，确保分局日常工作的正常运转。其主要职责和任务：

    （一）负责起草分局重要文件，审核机关业务部门拟制的文件。

（二）负责信息综合、学术调研、税收宣传、文电处理和学会秘书工作。

（三）负责机要、档案、信访和来访接待工作。

（四）负责局领导交办的组织协调、督促检查工作。

（五）负责协调、安排全局各类会议和有关会议的组织工作。

（六）参与协调、组织分局领导参加的有关活动。

二、办公室各类人员工作职责

（一）  文秘人员职责

1、     承办以分局、分局办公室名义上报、下发的公文。

    2、负责分局年度总结、工作要点、综合性经验材料等重要文件的起草。

    3、按照分局领导指示，向上级有关部门反映分局重要工作的落实情况。

4、负责分局各类信息的搜集、综合、传送上报和对下考核。

5、负责落实调研课题，撰写调研报告，组织分局学术理论研究活动。

6、负责与新闻单位的联系和新闻报道稿件的撰写、审核、报送。协调组织税收宣传活动，承办上级交办的涉税杂志征订工作。

7、负责分局领导交办有关工作的督促检查、组织协调和情况反馈。

8、承担分局《月工作要点》和《周会议安排》的收集、综合拟制。

9、负责记载分局《大事记》。

10、负责局长办公会、分局局务会的会议记录、会务工作和会议纪要的起草。安排、协调以分局名义召开的各类会议。

11、参与协调分局领导参加的各种公务活动。

12、负责分局各类电、函的处理。

13、负责分局日常值班和来访接待工作。

（二）  机要人员职责

1、     负责全局各类文件收发、传阅、借阅工作。

2、     负责分局印鉴、介绍信的保管和使用。

    3、负责全局重大事件的记录、整理、保存。

(三)档案人员职责

1、负责本机关应归档文件材料的收集、整理等文书立卷工作和案卷的接收与移交；

2、保管本机关各种门类和载体的档案，汇编档案资料，编制检索，提供档案利用；

3、整理室藏档案，科学分类排列，系统编目编号，使之达到规范标准，并做好档案的鉴定、统计工作；

4、搞好库房管理，落实“八防”措施，保护档案安全并定期核对清点档案，保持账物相符；

5、对所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、归档进行监督和指导；

6、办理领导交办的其它有关档案业务工作。

（四）打字员职责

1、     负责分局、分局办公室文件的打印或复印。

    2、负责对微机、打印机、油印机进行和复印进行定期保养，负责文件头、文件纸及打印零配件保管工作。

3、完成领导交办的其它工作。

办公室工作制度

一、档案管理制度

（一）档案归档制度

归档范围：本机关在各项工作活动中形成和使用的公文、电报、簿册、图表、录音、录像、相片等，凡是反映本机关工作活动具有查找利用价值的，均属归档范围。

归档时间：文书档案第二年上半年完成，会计档案隔年一季度完成，科技、声像档案在工作项目，活动之后随时归档。

归档要求：

1、一个机关在其工作活动中形成的各种门类和载体的档案为一全宗。

2、     分类一般采取年度——问题分类。

    3、案卷的排列、以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法统一，前后保持一致，不可任意改动。

    4、根据不同门类和保管期限，按照案卷排列的顺序编制卷号，在一个全宗内，案卷目录号不得重复。在一册案卷目录内不得出现重复案卷号。

5、案卷质量应符合《武汉市机关档案室业务建设暂行规定》的要求，案卷格式和各种装具符合国家和市档案局标准，卷内文字严禁使用铅笔、元珠笔。

   （二）档案保管制度

1、本机关形成的各处门类和载体的档案，由档案室集中统一管理，做到专室、专柜、专（兼）职人员负责保管；

2、档案室有防资措施，防风窗帘，防火器材，档案柜内放有防虫、防腐药品，以使档案得到安全保护；

3、根据气候条件，适时开窗通风或密闭门窗防潮，以保持室内一定的温湿度；

4、档案室内严禁吸烟、存放易燃、易爆物品及招鼠之物，保持室内清洁；

5、平时出入库存的档案，应及时清点登记，并定期检查室藏档案、经常检查电灯、电器线路有无破损，下班前注意关灯、锁门、关门窗。

6、档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

   （三）档案保密制度

1、经常对机关工作人员进行档案保密教育，明确保密范围，严守保密纪律，执行《保密手册》；

2、非因工作不得随意谈论档案内容，不得在和人交往和通信中泄露属于国家机密和档案资料；

3、不得擅自提供、翻印、复制、抄录、携带、销毁属于国家机密的档案资料，并严禁将档案携带、传递、寄至境外；

4、凡属保密档案，不得利用公开的报刊、书籍、展览、广播、录像进行宣传；

5、严格控制机密档案查阅范围，并按照保密规定，对归档后多余的文件材料及时销毁；

6、定期检查档案保密情况，发现问题及时上报，不隐瞒、失泄密事故；

7、加强库房管理，非本室工作人员严禁入内。

   （四）档案利用制度

1、档案室保存的各种门类和载体的档案均属利用范围，主要为领导决策和机关各项工作服务；

2、本机关工作人员查阅档案，均限于本人工作范围所形成的档案材料，查阅超出本人工作范围的须经有关负责人同意；

3、     查阅保密档案范围，需经主管领导批准；

    4、外单位查阅档案时，必须持介绍信，经同意按介绍信内容查阅；

    5、查阅档案时，严禁涂改、勾划、抽页、折毁、剪裁、增删档案，对摘抄的档案不得私人保管或转借传阅，更不能翻印公布、倒卖；

6、查阅档案必须履行登记，注销和检查手续，当面点清，如发现差错，及时追究责任，并采取补救措施。

二、办公室会务制度

1、为保证办公室工作高效协调、顺畅运作，建立办公会制度；

2、办公会由主任或委托副主任主持召开。

3、会议一般每周一下午召开，有特殊情况可临时召开。

4、参加会议人员为办公室全体人员，必要时通知有关人员参加。

5、办公会主要内容为汇报讲评上周工作，布置下周及近期主要工作，商议、协调、解决工作中遇到的矛盾和问题。

6、秘书室承办会议的会务组织工作。

三、打印室管理制度

1、    文秘人员负责打印室的管理工作。

    2、文秘人员对送交的文件、材料应逐一登记、校核，并签字后送打印室打印。

    3、电脑等打印设备要经常维护。打印设备出现故障应及时分析，查找原因，并向办公室领导汇报。

    4、严格打印或复印程序和手续。打印文件必须有领导签字、有文号、有校对人签名。不得私自接受打印件或复印。手续不完备的应拒绝打印。

    5、保证打印或复印质量，提高工作效率。坚持谁起草谁校对，两校一复核制度。急件随到随打，平件一般不超过三天。一般差错率控制在千之分二以内，杜绝原则性差错。

    6、严格遵守保密规定，禁止无关人员翻阅打印资料和出入打印室，不在室内待客闲谈。

    7、负责打印室的安全、卫生、保洁工作。做到每日清扫清洁，每周大扫除。人走四关（关机、关电、关灯、关门）。