公司印章管理办法

规章制度

2011/5/30

公司印章管理办法

*公司印章管理办法

第一章总则

一、印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。此办法适用于百利集团的印章管理。本办法未尽事宜或界定不清的呈请集团总经理或集团董事长裁决。

二、集团董事会授权由财务部全面负责公司总部的印章（各类印章共计20枚）管理工作，发放、回收印章，监督印章的保管和使用。销售管理部经理处存放公司总部公章、合同章、董事长签名章各一枚，以供非正常上班时间备用，使用流程同第九条，所有单据由销售管理部经理事后转交集团财务部。

第二章印章的雕刻

三、印章雕刻的申请、审核和批准：由需刻印部门负责人据工作需要提出雕刻印章的申请，经系统副总/总监或分公司总经理/分厂副总审核，集团总经理批准方可雕刻。

四、印章雕刻：经过批准后的雕刻申请，统一由采购部办理。

第三章印章的领取和保管

五、公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。

六、印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。

七、公司建立印章管理表，专人领取和归还印章情况在表上予以记录。

八、印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第四章印章的使用

九、公司各级人员每次需使用印章须按要求填写印章使用单（见附件1），将其与所需印的文件一并逐级上报，经公司有关人员审核。各类印章使用应具备的条件及审核权限应为：

（一）、集团总部：

1．各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖。（业务→业务，合同→合同）

2．合同章（含①广州市百利文仪实业有限公司上海分公司合同专用章；②上海百利文仪实业有限公司合同专用章；③广州市白云韦卓办公家具厂合同专用章；④广州市百利文仪实业有限公司合同专用章）的使用：经销单合同经部门经理、分管系统总监/副总审核批准后盖章；直销单合同（含系统销售单等直接与甲方签署的）一律需评审（经法务专人评审条款，财务经理评审价格及付款方式，制造副总评审货期，销售总监综合评审），最终经集团总经理批准后，将合同递财务，由财务指定专人盖章。市场部所有对外行为均需盖章。

销售合同盖章时，须有订货产品清单，且报价审核后的附件（单价、金额等）需体现审核过程，即要有审定人的签名，否则不予以盖章。

3．公章（含①广州市百利文仪实业有限公司上海分公司；②上海百利文仪实业有限公司；③广州市白云韦卓办公家具厂；④广州市百利文仪实业有限公司；⑤百利文仪集团（中国）有限公司）的使用：适用于以公司名义发文情况下，经总经办审核，集团总经理签署，由财务指定专人盖章（部分合同需加盖公章情况下，公章使用权限等同合同章）。

4．私章（含①“甄玉婵”两枚；②“梁纳新”两枚；③“梁敏宁”两枚）的使用：适用于签发支票、文件等，须经过其本人或其授权人确认，方可盖章。如合同中需使用私章，征得同意后也可办理。

5．董事长签名章（大、小各一枚）：适用于需其签名的文件以及对外财务会计报告、纳税申报表等；原则上须经其书面确认（使用《印章使用单》）后方可盖章，特殊情况下可通过电话确认（应有记录），事后补签单。

（二）、各下属公司：

1．各类行政章仅限于与之相对应的性质文件方能盖（业务→业务，合同→合同，财务→财务）。

2．合同章（含总部及各分公司名义合同章）的使用：销售人员签订合同、订购单，须有各部门总监的签名方可盖章；采购部使用合同章须经分管系统副总签名，基建、设备须经董事长签名后方可盖章。

3．公章（含总部及各分公司名义的公章）的使用：公司之间各类证明文件需有各部门总监签名方可盖章，投标书的加盖章需各分公司总经理签名后方可盖章，采购部使用公章须经分管系统副总签名，基建、设备须经董事长签名后方可盖章。

4．人力资源用章、行政章的使用：由人力资源部经理签名后盖章。

十、经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。通过审批后的销售订单递至财务盖章，无特殊情况一般规定五分钟内给予落实。

十一、印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。

十二、在逐级审核过程中被否决的，该文件予以退回。

十三、集团总经理对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。

十四、涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。